公開日：2024/02/29

スプレッドシートで差し込み印刷を行う方法

文章が決まっているメッセージカードや請求書などを作成する際には、宛名だけを自動入力できる「差し込み印刷」を行うことで、大幅に作業効率を上げることができます。

この記事では、スプレッドシートで作成したリストをGoogle ドキュメントへ差し込み印刷する方法をご紹介します。

文書や資料を大量に作成しなければいけない場合に、ぜひご活用ください。

スプレッドシートで差し込み印刷を行う方法

スプレッドシートで作成したリストを基にして、Google ドキュメントに差し込み印刷を行う方法をご紹介します。

まず、あらかじめGoogle ドキュメントに文書テンプレートを作成しておきましょう。

データを差し込みたい位置には、「顧客」「自社名」「担当者」のように、「」で囲んで分かりやすいテキストを入力しておきます。

また、データを差し込む際に使用するコードにGoogle ドキュメントのIDが必要となるため、事前に取得しておきます。

Google ドキュメントのURLから「document/d/」と「/edit」の間に記載されている部分を「Ctrl + C」でコピーします。

次に、スプレッドシートに差し込みするデータを作成します。

新規のスプレッドシートを開き、A1セルを基準にして一行目に見出し（例：顧客、自社名、担当者）を作成します。

見出しには、先ほどGoogle ドキュメントに「」で囲んで挿入したテキストと同じものを入力してください。

見出し行の下に差し込みたいデータを入力します。

Google ドキュメントに差し込むデータを作成できました。

次に、データを差し込むためのコードを入力します。

①「拡張機能」タブ、②「Apps Script」の順に選択します。

自動的に新しいタブが開き、「Apps Script」が画面に表示されました。

①以下のコードをコピーして貼り付けます。


function myFunction() {
  var docTemplate = "コピーしたIDを貼り付ける"; // Google ドキュメントのID
  var docName = "差し込み完了"; //差し込み後のドキュメントタイトル
  
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var rows = sheet.getDataRange().getValues();
  
  rows.forEach(function(row, index){
    if(index === 0) return; // 最初の行はヘッダーなのでスキップ
    var docId = DriveApp.getFileById(docTemplate).makeCopy(docName + '_' + index).getId();
    var doc = DocumentApp.openById(docId);
    var body = doc.getBody();
    
    body.replaceText('「顧客」', row[0]); // 例：1列目のデータで「顧客」を差し替え
    body.replaceText('「自社名」', row[1]); 
    body.replaceText('「担当者」', row[2]);
    doc.saveAndClose();
  });
}

コードの「コピーしたIDを貼り付ける」は、先ほどGoogle ドキュメントのURLからコピーしたIDに置き換えてください。

また、「差し込み完了」はデータ差し込み後のGoogle ドキュメントタイトルです。任意のものに変更して構いません。

そして「(‘「顧客」’, row[0])」では、差し込む位置とデータを指定しています。

「顧客」のようにGoogle ドキュメントのデータ差し込み位置を入力し、「row[0]」にはA列を0として、スプレッドシートのどの列のデータを差し込むかを指定します。

それぞれご自身のデータに合わせて、コードを編集してください。

コードを正しいものに編集できたら、②「プロジェクトを保存」ボタンを押します。