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Google ドライブのアクセス権とリクエストについて

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皆さんはGoogleドライブのアクセス権とリクエストについて、その機能を使ったり、説明したことはありますか?

今回こちらの記事では、そんなGoogleドライブのアクセス権とその種類やリクエストの仕方、またその際のオーナーへの通知などについてお伝えをしていきたいと思います。

この記事を読めば、アクセス権について詳しくなれるはずです。ぜひご覧ください。

Google ドライブのアクセス権と種類

Googleドライブのアクセス権には、共有ドライブ・ファイル・フォルダに対してできる操作の権限ごとにいくつかの種類があります。

 管理者(オーナー)編集者閲覧者(コメント可)閲覧者
ファイル・フォルダの表示
ファイル・フォルダの編集××
ファイル・フォルダのダウンロード
ファイル・フォルダの削除××
ファイル・フォルダの作成××
ファイルへのコメント×
アクセス権の変更○※××
ユーザーの追加○※××

※管理者は編集者によるアクセス権の変更とユーザーの追加を禁止できます。

管理者

管理者は共有ドライブ・ファイル・フォルダに関するすべての操作が可能で、最も大きな権限を持ちます。

データの閲覧、更新はもちろんのこと、ユーザーの追加(権限の付与)など、共有ドライブ・ファイル・フォルダに関するすべての操作が可能です。

実際の利用では、グループの責任者が管理者となるケースが多いです。

編集者

編集者は、管理者に次ぐ権限を持ちます。管理者の権限とほぼ同等のことが行えますが、管理者側の設定によって、編集者による「アクセス権の変更」「ユーザーの追加」を禁止することもできます。

実際の利用では、便宜上、管理者と同等の権限を持つものの、責任者ではないスタッフなどに付与するケースが多いようです。

閲覧者(コメント可)

閲覧者(コメント可)は、ファイルの直接の変更はできませんが、その内容について提案や意見などのコメントを残すことができます。

実際の利用では、他部門の責任者など、一緒に業務を進めるユーザーではないものの、目を通して見解を伺うことがある場合などに使用するケースが多いようです。

閲覧者

閲覧者は、ファイル・フォルダの閲覧、ダウンロードのみ可能な権限です。

メールの「CC」のようなイメージで、一緒に業務を進めるユーザーでは無いものの、目を通してもらいたいユーザーに使用するケースが多いようです。

アクセス権のリクエストとは?

共有ドライブにアクセスしたい場合は、その管理者にアクセス権をリクエストすることができます。

リクエストをするケースで多いのは、管理者から共有ドライブのURLが送られた時です。そのURLをクリックすることで、下記の画面が開きます。

アクセス権限のリクエスト

この画面から「アクセス権限をリクエスト」ボタンをクリックすることで、管理者にリクエストが送信されます。

管理者が下記の流れでリクエストを承認した段階で、アクセスする権利を得られます。

ファイルを管理しているオーナーにどのように通知されるのか

上記の流れでアクセス権をリクエストすると、管理者(オーナー)にはGmailのボックスに、下記のようなメールが届きます。

メール内で以下の操作をすることにより、アクセス権を付与できます。

編集者をクリック

デフォルトで編集者と表示されているプルダウンをクリックします。

編集者を選択

プルダウンの中から選択したいアクセス権(例:編集者)を選択し、②「共有」ボタンをクリックします。

これで、リクエストをしたユーザーが指定された権限を得て、ファイルを編集、閲覧できるようになります。