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Google ドキュメントの共有方法
この記事では、Google ドキュメントの共有方法について詳しく説明します。
Google ドキュメントは、アカウントを持っているかどうかにかかわらず、誰とでも共有できます。そして、編集権限を付与することで共同編集も可能です。
また、共有の権限は変更や削除もできます。その操作手順もご紹介します。
Google ドキュメントのファイルを共有する方法
WindowsのGoogle ドキュメントで、Google アカウントを持っているユーザーとのファイルの共有の仕方をご紹介します。
Google ドキュメントを開き、対象のファイルを選択します。
「共有」ボタンをクリックします。
『「（ファイル名）」を共有』ダイアログボックスが表示されますので、共有するユーザーのGmailアドレスを入力します。複数のユーザーのGmailアドレスを入力することもできます。
共有するユーザーの権限は、「編集者」「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」の中から設定できます。例として「閲覧者（コメント可）」に設定しますので、①「編集者」をクリックし、②「閲覧者（コメント可）」を選択します。
権限が「閲覧者（コメント可）」になっていることを確認し、①必要であれば「メッセージ」を入力し、②「送信」ボタンをクリックします。
「アクセス権を更新しました」と表示され、ファイルの共有設定完了となります。
共有するユーザーには招待メールが送信されます。「開く」ボタンをクリックすると、対象のドキュメントにアクセスできます。
スマホでGoogle ドキュメントを共有する
iPhoneおよびAndroidのGoogle ドキュメントアプリでも、ドキュメントを共有することができます。
スマホで特定ユーザーとドキュメントを共有する方法については、下記記事の「スマホ版からGoogle ドキュメントで共同編集する」セクションでご紹介しています。
権限を「編集者」にして説明していますが、「閲覧者」または「閲覧者（コメント可）」にすることもできます。
Google ドキュメントを共有して編集する
Google ドキュメントを共有する際、権限を「編集者」に設定すると共同編集も可能になります。
共同編集のやり方については、下記記事で詳しく説明しています。スマホでの設定方法もご紹介していますので、ご参照ください。
Google ドキュメントの共有を設定する
WindowsのGoogle ドキュメントで、共有に関する各種設定方法をご紹介します。
共有リンクとは？
Google ドキュメントは、アカウントを持っていない人と共有することもでき、その際必要となるのが共有リンクです。
共有リンクを取得することで、そのリンクを知っている誰でもドキュメントへアクセスすることができるようになります。
その設定方法については、下記記事の「誰でも編集できるようにする」セクションでご紹介しています。権限を「編集者」にして説明していますが、「閲覧者」または「閲覧者（コメント可）」にすることもできます。
共有の権限を変更する
一度設定した共有の権限は、いつでも変更することができます。また、オーナーだけではなく、編集権限を持っているユーザーも共有の権限を変更できます。
オーナー以外のユーザーが変更できないようにするには、次の「勝手に共有しないようにする」セクションをご参照ください。
Google ドキュメントを開き、対象のドキュメントを選択します。
「共有」ボタンをクリックします。
『「（ファイル名）」を共有』ダイアログボックスが表示されますので、①対象のユーザーの権限（例：編集者）をクリックし、②変更する共有の権限（例：閲覧者）を選択します。
対象のユーザーの権限が変更されていることを確認し、「保存」ボタンをクリックします。
「アクセス権を更新しました」と表示されます。
共有の権限が「閲覧者」となったユーザーが対象のドキュメントを開くと、「編集権限をリクエスト」と表示されます。
勝手に共有しないようにする
共有の権限が編集者となっている場合、デフォルトでは他のユーザーとの共有および権限の変更ができるようになっています。
その設定を変更し、勝手に共有しないようにする、権限の変更ができないようにする方法をご紹介します。
Google ドキュメントを開き、対象のドキュメントを選択します。
「共有」ボタンをクリックします。
『「（ファイル名）」を共有』ダイアログボックスが表示されますので、「設定」アイコンをクリックします。
『「（ファイル名）の設定』ダイアログボックスが表示されますので、「編集者は権限を変更して共有できます」のチェックマークを外します。
「設定を更新しました。編集者は権限の変更や共有はできません。」と表示されます。「←」をクリックします。
「完了」ボタンをクリックします。
対象のドキュメントの編集者は、共有のためにGmailアドレスを入力しても、『オーナーに「（ファイル名）」の共有をリクエスト』と表示され、勝手に共有することはできないようになります。
共有を解除（削除）する
WindowsのGoogle ドキュメントで、共有しているユーザーを削除する方法および共有リンクを解除する方法をご紹介します。
共有しているユーザーのアクセス権を削除する
特定のユーザーと共有している場合、対象のユーザーのアクセス権を削除し、共有を解除することができます。
その方法については、下記記事の「Google ドキュメントのアクセス権限を解除する」セクションをご参照ください。
共有リンクを解除し、制限付きにする
リンクを知っている全員と共有している場合、その共有リンクを解除し、制限付き（特定のユーザーだけがアクセスできる）に変更する方法をご紹介します。
Google ドキュメントを開き、対象のドキュメントを選択します。
「共有」ボタンをクリックします。
①「リンクを知っている全員」をクリックし、②「制限付き」を選択します。
「アクセス権を更新しました」と表示されますので、「完了」ボタンをクリックします。
設定変更後に共有リンクを知っているユーザーがアクセスすると、「このファイルへのアクセス権が変更されました。」と表示されます。「再読み込みしてください。」をクリックします。
「制限付き」に変更されたため、「アクセス権が必要です」と表示されます。
コメント可にする
共有するユーザーの権限を「閲覧者（コメント可）」に設定する方法は、この記事の「Google ドキュメントのファイルを共有する方法」セクションで説明しています。
また、権限を「編集者」および「閲覧者」から「閲覧者（コメント可）」に変更する方法は、この記事の「共有の権限を変更する」セクションをご参照ください。
Google ドキュメントをLINEに共有する方法
Google ドキュメントのリンクを取得し、そのリンクをLINEのトーク画面で送信すると、ドキュメントを共有できます。
例として、iPhoneのGoogle ドキュメントでリンクを取得する方法をご紹介します。Google ドキュメントアプリを開き、対象のドキュメントを選択します。
「共有」アイコンをタップします。
「アクセス管理」に表示されている「共有」アイコンをタップします。
「制限付き」をタップします。
「制限付き」をタップします。
「リンクを知っている全員」をタップします。
「権限を更新しました」と表示されます。権限は「閲覧者」となっていますが、変更する場合は「∨」をタップしてください。
「リンク」アイコンをタップします。
「リンクをクリップボードにコピーしました」と表示されます。
LINEアプリを開き、共有する友だちのトーク画面にリンクをペーストして送信してください。
Google ドキュメントが共有できない場合
Google ドキュメントで共有設定ができない場合の原因と対処法をご紹介します。
エラーが発生している
過去に、Google ドキュメントなどGoogle ドライブに保存しているファイルを共有する際、「現在、共有できません。しばらくしてからもう一度試してください。」とエラーメッセージが表示されたことがありました。
この時はGoogle側で障害が発生していた可能性があり、ブラウザのキャッシュおよびクッキーの削除やシークレットウィンドウで共有設定を行うことが推奨されていました。
今後同じようにエラーが表示された場合は、以下の対処法もお試しください。
- 別のブラウザを使う
- iPhoneおよびAndroidのGoogle ドキュメントアプリで共有設定を行う
- Google ドキュメントで共有できない場合は、Google ドライブにアクセスして共有設定を行う
共有できない設定になっている
権限が編集者となっているのに共有できない場合は、オーナーが共有できない設定をしている可能性があります。
この記事の「勝手に共有しないようにする」セクションで説明していますが、オーナーは編集者が共有や権限の変更をできないようにすることができます。
その場合は、オーナーに共有のリクエストをしましょう。