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Google ドライブの共有アイテムとは?共有アイテムの情報まとめ

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皆さんはGoogleドライブの共有機能は利用しますか?

こちらの記事では、使いこなすと非常に便利なこちらの機能についてお伝えしてきます。

そもそも共有アイテムとは何なのか、また、そのアイテムの削除方法やよくあるトラブルについてなどを書いていきますので、チームで仕事をしている方などは特に、参考にしていただければと思います。

Google ドライブの共有アイテムとは?

Googleドライブには、自分自身のファイルやフォルダをクラウド上で保存する機能がありますが、他者とファイルやフォルダを共有して、更新・閲覧ができる機能も持ち合わせています。

この、他者と共有するファイルやフォルダのことを「共有アイテム」といいます。

複数人で進めるプロジェクトなどの際に利用すると非常に便利です。

共有アイテムを削除する

共有アイテムの削除は、マイドライブ内の自分自身しか閲覧できないファイルの削除と操作方法は変わりません。

共有ファイルを削除する際の右クリック

共有ファイルを右クリックして、②削除を選択します。

削除したファイルは30日間ゴミ箱に保存され、その後ゴミ箱からも完全に削除されます。

共有ファイルは、自分自身がオーナーではない場合、ドライブからファイルを削除しても他の共有ユーザーのドライブからは削除されません。

共有アイテムに表示される知らない人について

グーグルドライブの共有アイテム内に、見知らぬファイルやユーザー名が表示されることがあります。

実際にこういった画面を見ると、自分のログイン情報が流出しているのではないかと不安になることもあると思います。

しかし、この多くの場合は、インターネットでさまざまなサイトを閲覧している途中に開いたGoogleのファイル(スライド・スプレッドシート・マイマップなど)が自動的に共有されてしまうことが原因のようです。

そのため、情報流出などの心配をする必要はありません。ただ、この、ファイルを閲覧しただけで共有アイテムに含まれてしまう機能をデフォルトでオフにする方法は今のところありません。

放置していても問題はありませんが、邪魔になる場合は削除しましょう。

削除動作

手順はシンプルです。①共有アイテムの不要なファイルをドラッグして、②画面右上のゴミ箱のボタンをクリックします。これで削除作業は完了です。

共有アイテムが表示されない場合

共有アイテムには以下のファイル・フォルダが表示されます。

  • 個人を指定して共有されたファイル・フォルダ
  • メンバー数が200人以下のグループで共有したファイル・フォルダ

なお、自分自身が共有した(オーナーである)ファイルに関してはメニューの「共有アイテム」内には表示されません。こちらには他のユーザーから共有されたファイルのみが表示されます。

また、他ユーザーの共有でも共有設定が 「リンクを知っている全員」や 「一般公開」となっているものは表示されません。

シンプルに共有アイテムを探す方法

特定のフォルダやファイルを探す際は、検索機能を使用すると便利です。

キーワードで検索する

ファイル名がわかる場合はファイル名を入力して、検索できます。

検索ワードを入力する欄をクリック

Googleドライブの画面上部の検索ワードを入力する欄をクリックします。

共有したいファイルの検索

ファイル名を入力して、該当するファイルが見つかるとプルダウンに表示されるので、②ファイルを選択します。

選択したファイルが開く

選択したファイルが開きます。

ファイルの種類から検索する

画像ファイル、PDFファイルなどのファイルの種別から検索する方法も便利です。

矢印をクリックする

Googleドライブの画面上部の「▽」ボタンをクリックします。

種類をクリックする

ファイルをどのように検索するか選択するメニューが表示されるので、「種類」のプルダウンをクリックします。

検索したいファイルの種類

プルダウンのメニューが表示されるので①検索したいファイルの種類(例:PDF)を選択します。その後、②「検索」ボタンをクリックします。

探したいファイルを見つける

選択した種類のファイルが表示されるので、その中から探したいファイルを見つけていきます。