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Google ドライブの共有設定方法まとめ
Google ドライブの共有機能は便利な反面、思わぬトラブルを引き起こすこともあるので、設定方法をきちんと理解したうえで利用することをおすすめします。
ぜひこちらの記事を参考に、Google ドライブの理解を深めていただければと思います。
Google ドライブの共有の危険について
Google ドライブで共有されたファイルは、自分以外のユーザーが操作できるようになり便利になりますが、自分の制御が届かなくなるというデメリットもあります。
特に危険なのは、ビジネスの現場で、社外のスタッフとファイルを共有する場合です。
社外への共有
社外へファイルの共有を行う際は、「共有権限」をしっかりと理解したうえで設定しましょう。
共有権限の詳細はこちらの記事をご覧ください。
Google ドライブの共有に関する設定方法
ここからは、特に重要なGoogle ドライブの共有に関する設定について紹介します。
一歩間違って、個人情報を含む情報の流出などが起こってしまうなどの取り返しのつかないようなミスもあり得ます。
しっかりと読み込んで使いこなし、思わぬトラブルを起こさず運用を行ってください。
共有権限
共有機能の「共有権限」は、しっかりとした理解の上で設定しなければ、上記で記載したようなトラブルを招いてしまいます。
こちらのリンクの記事に詳細を記載しているので、ぜひご覧ください。
アカウントなしの人に共有する
Google ドライブのファイルは、Googleアカウントを所持しない人にもファイル共有を行うことが出来ます。
具体的には、共有可能なリンクを取得し、そのリンクを共有先に伝えダウンロードしてもらうことで、共有できます。
操作方法は以下の通りです。
リンクの共有
①共有したいファイルを右クリックし、②「リンクを取得」を選択します。
「リンクを取得」ダイアログボックスが開くので、「制限付き」プルダウンをクリックする。
「リンクを知っている全員」を選択します。
①「リンクをコピー」をクリックし、②「完了」ボタンをクリックします。コピーしたリンクを共有したい人に知らせましょう。
共有先ユーザーがURLを開くと、このようにファイルが表示されます。これで共有は完了です。
共有パスワードをかける
実はGoogle ドライブの共有には、パスワード設定機能が存在しません。
その代わりとして、Googleアカウントを指定しての共有が基本として利用されるので、共有先ユーザーの指定と、権限の設定を誤ることなく行いましょう。
なお、上記でお伝えしているリンクを使っての共有の場合は、URLを知ってしまった人であればだれでも閲覧可能なので、セキュリティは非常に低いです。
重要なファイルであれば、Googleアカウントを指定しての共有をおすすめします。共有アイテムや共有権限の設定は下記の記事を参考にしてみてください。
Google ドライブの共有アイテムとは？共有アイテムの情報まとめ
共有の解除
①共有を解除したいファイルを右クリックして、②「共有」を選択します。
「ユーザーやグループと共有」ダイアログボックスが開くので、①「編集者」プルダウンをクリックし、②「削除」を選択します。
「保存」ボタンをクリックします。これで共有の解除は完了です。
共有の削除
Google ドライブで共有状態のファイルを削除する場合の詳細については、以下の記事をご覧ください。
具体的な手順や、ファイルのオーナーが削除した場合はどうなるかなどが記載しています。
共有フォルダについて
「共有フォルダ」についての詳細はこちらの記事をご覧ください。
容量や編集方法など詳しく解説しています。
共有アイテムについて
「共有アイテム」についての詳細はこちらの記事をご覧ください。
共有アイテムとはそもそも何なのかということや、不思議に思われる表示などについて解説しています。
Google ドライブの共有アイテムとは？共有アイテムの情報まとめ
スマホで共有
Google ドライブはスマホでも利用できるサービスです。
スマホでの利用方法の詳細について以下の記事にまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。
共有フォルダにアップロード
アップロード先の共有フォルダをクリックします。
①フォルダ内の何も表示されていないスペースで右クリックし、②「ファイルをアップロード」を選択します。※フォルダをアップロードしたい場合は「フォルダをアップロード」を選択してください。
「開く」ダイアログボックスが開くので、①アップロードしたいファイルをクリックし、②「開く」ボタンをクリックします。
これで共有フォルダへのアップロードは完了です。フォルダを共有しているユーザーに新たにアップロードしたファイルが表示されます。
共有ファイルをダウンロード
共有ファイルのダウンロードについては以下の記事に詳しくまとめています。
具体的な方法や注意点についてまとめているので、参考にしてみてください。
動画の共有
動画など容量が重たくなりがちなファイルは、メールでやり取りするとサーバーに負荷がかかるため、ドライブ上で共有できると便利です。
詳しい方法は下記の記事を参考にしてみてください。
PDF・写真の共有
PDF・写真についても、上記の動画ファイルの共有と操作方法は変わりません。
上記のリンクの記事を参考に操作を行ってみてください。
共有しない場合
共有をしない場合は、特に必要な操作はありません。
共有したアイテムの解除を行いたい場合は、上記の「共有の解除」の項目をご覧ください。
共有できない場合
共有ができない場合は下記の記事をご覧ください。
さまざまなトラブルシューティングを記載しているので、参考になると思います。