Google ドライブの共有フォルダの編集方法まとめ

Googleドライブの共有フォルダ機能は非常に便利で、特にチームなど複数人で作業を進めているような方へおすすめしたい機能です。

今回はそんな共有フォルダの容量や編集方法などについて書いていきたいと思います。

ぜひこの記事を読んで、チームの仕事効率化を進めてみてはいかがでしょうか。

共有フォルダの容量について

Googleドライブの共有フォルダにドキュメントをアップロードした際、アップロードをしたユーザー（オーナー）のドライブ容量が使用されます。

そのため、オーナーのGoogleドライブの容量が少ない場合は、それを超えるファイルを共有フォルダにはアップロードできません。

Googleドライブは無料で15GBの容量が提供され、課金することでその容量を増やすことができます。課金額と提供容量は下記をご確認ください。

個人での利用の範囲であれば無料プランの15GBでも十分という方も多いかもしれませんが、スマホのバックアップなどで写真や動画データを多く保存している方や、ビジネスで利用されている方などは課金をしているという方も多くいらっしゃいます。

共有フォルダの編集

共有フォルダの編集は、アクセスレベルが「管理者（オーナー）」「編集者」に指定されているユーザーのみが可能です。

なお、アクセス権が「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」は共有フォルダを編集する権利がないので、編集したい場合は権限を持っているユーザーにお願いしましょう。

追加・作成する

共有フォルダへの新たなフォルダの追加は「管理者」「編集者」の両アカウントで作業可能です。

ローカル環境にあるフォルダを共有フォルダに追加する場合

①すでに共有されているフォルダ内で右クリックし、②フォルダをアップロードを選択します。

「アップロードするファルダを選択」ダイアログボックスが表示されます。①アップロードしたいフォルダを選択し、②「アップロード」ボタンをクリックします。

これでフォルダのアップロードは完了です。共有フォルダ内にアップロードされていることが確認できます。

マイドライブ内にあるフォルダを共有フォルダに追加する

マイドライブ内にあるフォルダを共有フォルダに追加したい場合は、①共有したいフォルダを右クリックし、②指定の場所へ移動を選択します。

①移動先の共有フォルダを選択し、②「移動」ボタンをクリックします。

これで共有フォルダへの移動は完了です。

ファイルをアップロードする

共有フォルダにファイルをアップするのは、「管理者」「編集者」の両アカウントで作業可能です。

マイドライブにファイルを追加するのと同様に、共有フォルダ内で右クリック→「ファイルのアップロード」を選択しましょう。

①すでに共有されているフォルダ内で右クリックして、②ファイルをアップロードを選択します。

「開く」ダイアログボックスが表示されます。①アップロードしたいファイルを選択して、②「開く」ボタンをクリックします。

これでファイルのアップロードは完了です。共有フォルダ内にアップロードされていることが確認できます。

移動する

共有フォルダ内のフォルダやファイルの移動は、「管理者」「編集者」の両アカウントで作業可能です。

フォルダの整理などの用途で移動させることはあるかもしれませんが、共有しているユーザー間でコンセンサスをとっておかなければ、フォルダやファイルの場所がわからなくなるケースもあるので注意しましょう。

①移動したいファイル・フォルダを右クリックし、②指定の場所へ移動を選択します。

①移動先を選択し、②「ここに移動」ボタンをクリックします。

指定のフォルダへの移動が完了します。

削除する

共有フォルダを完全に削除するのは「管理者」のみが実施可能です。

「編集者」が削除操作をした場合は、自身の共有アイテム上には表示されなくなりますが、フォルダ自体は残っているので、自身以外のユーザーには更新や閲覧が可能な状態になります。

①削除したい共有フォルダ上で右クリックし、②削除を選択します。これでフォルダの削除が完了します。

同期する

共有フォルダは、指定ユーザーの中で常に同期されるため、「管理者」「編集者」がフォルダ内を更新する度に常に同期され、同じフォルダの内容を見ることができます。

この同期機能が、チームで作業する際の最大の利点です。

共有フォルダが表示されない場合

共有フォルダが「共有アイテム」内に表示されない場合は以下の原因が考えられます。

メンバー数が200人より多いグループで共有している

上記が原因の場合は、Googleドライブの画面上部に表示されている検索欄を使用する方法が、シンプルでおすすめです。

Googleドライブの画面上部に検索のキーワードを入力する欄があるので、この欄にファイル名を入力するか、右側の「▽」をクリックすることで共有者や更新日などの情報から検索することもできます。

「ウェブ上で一般公開」で共有している

解決方法ですが、上記の「メンバー数がメンバー数が200人より多いグループで共有している」場合と同様の方法で解決するケースが多いです。

共有時にグループのメンバーではなかった場合

共有したいフォルダを新たなメンバー個人と共有しましょう。

①共有したいフォルダを右クリックして、②共有を選択します。

①「ユーザーやグループを追加」に追加したいユーザーのアカウント名を入力し、②「完了」ボタンをクリックします。

①プルダウンで共有するユーザーの権限を選択し、②「送信」ボタンをクリックします。

新たなメンバーにメールで共有の通知が届くので、「開く」ボタンをクリックするとファイルが開きます。これで共有は完了です。

フォルダが共有できない場合

フォルダが共有できない原因として考えられるのが、マイドライブの容量不足です。こちらの記事の冒頭にも記載した通り、共有したいフォルダは、アップロードをしたユーザー（管理者）の残り容量を消費します。

赤枠内の容量には気をつけましょう。

また、共有しているユーザーが新たに共有フォルダにファイルを追加した場合は、ファイルを追加したユーザーの容量を消費します。

これらの点に気をつけていなければ、急ぎの会議などで間に合わないというケースもあるかもしれません。注意しましょう。